截至今年6月底,市、區(qū)縣存檔機(jī)構(gòu)管理人事檔案共計(jì)171萬份,而面對(duì)如此龐大的人事檔案,一方面存檔人員抱怨紙質(zhì)檔案調(diào)來調(diào)去太麻煩,一方面存檔機(jī)構(gòu)嫌紙質(zhì)檔案太占地兒。面對(duì)北京城近兩百萬份的紙質(zhì)檔案,頻繁查閱轉(zhuǎn)移中丟失、損毀時(shí)有發(fā)生,甚至還會(huì)被篡改,建立統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)已經(jīng)迫在眉睫。
本市171萬份由市、區(qū)縣存檔機(jī)構(gòu)管理的人事檔案將實(shí)現(xiàn)電子化,全市統(tǒng)一的檔案查詢系統(tǒng)也將正式上線。日前,從市人事檔案管理部門了解到,本市各區(qū)縣存檔機(jī)構(gòu)人事檔案的掃描工作正緊鑼密鼓地進(jìn)行中,不少區(qū)縣掃描完成的檔案數(shù)都超過了10萬份。
檔案庫“用地”緊張日益凸顯
據(jù)統(tǒng)計(jì),將檔案存放在本市市、區(qū)公共管理檔案機(jī)構(gòu)的,截止到今年6月底,數(shù)據(jù)為171萬份,不可不謂之“海量”。而在諸如辦理生育證、出生證、學(xué)歷證明等等,都需要由存檔機(jī)構(gòu)開具相應(yīng)證明。而對(duì)于這些業(yè)務(wù)的辦理,存檔人員有著諸多微詞:去開個(gè)證明,通常都要等很久,好不容易等到檔案被從檔案庫中提取出來,還得一頁一頁翻。
而另一方面,存檔機(jī)構(gòu)面對(duì)不斷增加的存檔數(shù)量,不少區(qū)縣的檔案庫雖然一再擴(kuò)容,但還是出現(xiàn)“用地”緊張,有的甚至還要外租場地。在市人力社保局2014年財(cái)政預(yù)算表中,市勞服管理中心就開列出檔案庫房租賃費(fèi) 55萬元。而對(duì)于存檔大戶朝陽區(qū)職介中心來講,從2008年底至去年底,5年的時(shí)間里實(shí)存檔案數(shù)就增加了5萬份,2009年起新增了100平米的檔案庫很快又要告滿。
百萬份檔案正在掃描
就檔案電子化的呼聲,市人力社保局透露,實(shí)際上目前各區(qū)縣存檔機(jī)構(gòu)對(duì)于人事檔案的掃描工作正進(jìn)行得緊鑼密鼓,一份份檔案材料正在“網(wǎng)”上安家落戶。掃描工作完成之后,全市統(tǒng)一的人事檔案查詢管理系統(tǒng)也將上線,屆時(shí)全市的人事檔案信息將實(shí)現(xiàn)共享。
據(jù)了解,不少區(qū)縣級(jí)的存檔機(jī)構(gòu)的掃描工作已全部完成或接近尾聲,像朝陽、海淀都有超過10萬份的人事檔案已經(jīng)有了“電子身份”,而像東城、通州也有了近10萬份的掃描“業(yè)績”。同時(shí),人事檔案的掃描正在深入到街鄉(xiāng)社保所,像朝陽區(qū)所屬的43家街鄉(xiāng)社保所正在進(jìn)行相關(guān)的招投標(biāo)工作,18.7萬份失業(yè)人員以及退休人員的人事檔案也在靜候電子化。
檔案業(yè)務(wù)辦理時(shí)間縮短至兩三分鐘
提到人事檔案電子化的好處,朝陽區(qū)職介中心相關(guān)負(fù)責(zé)人表示,一是優(yōu)化了辦事程序;二是提高了檔案的安全性。據(jù)其介紹,朝陽職介中心存檔近16萬份檔案已經(jīng)全部完成掃描,以往單位查檔或個(gè)人開證明,要先從檔案庫里調(diào)出檔案,再打開檔案一頁一頁翻看,辦理時(shí)間至少10分鐘以上,麻煩的甚至半個(gè)小時(shí),窗口經(jīng)常排出長隊(duì)來;現(xiàn)在,只需在電腦中輸入身份證號(hào)或檔案編號(hào),檔案相關(guān)材料便在電腦中顯示出來,兩三分鐘之內(nèi)搞定,復(fù)雜的也就五分鐘。
人事檔案電子化如何保障檔案安全?
電子化可有效防止檔案被篡改
對(duì)于安全性的提升,朝陽區(qū)職介中心相關(guān)負(fù)責(zé)人表示,以往人事檔案被頻繁地查閱、轉(zhuǎn)移過程中,很容易丟失、被篡改,現(xiàn)在檔案不用調(diào)來調(diào)去,丟失的概率要小。同時(shí),只要有篡改,一對(duì)照電子檔案,很容易被查出,有效地減少了人為涂改,“以往我們接收檔案時(shí)只要內(nèi)容齊全就會(huì)接收,但現(xiàn)在還要進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的對(duì)比,一致了才會(huì)接收。像我們電子系統(tǒng)上線后,已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了兩起涂改檔案,都是將之前未從事過的工種加入檔案以達(dá)到提前退休的目的!”
實(shí)施電子化后如何保障個(gè)人隱私?
查看檔案必須通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)置權(quán)限完成
對(duì)于市民關(guān)心的檔案實(shí)施電子化以后怎么保護(hù)個(gè)人隱私的問題,市人力社保局表示,實(shí)施人事檔案電子化管理后,各相關(guān)辦事機(jī)構(gòu)都有不同的權(quán)限,查看檔案、增加檔案信息都必須通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)置權(quán)限完成,而且對(duì)于檔案信息只許增加不許刪改。而對(duì)于檔案對(duì)個(gè)人查詢的放開程度,一定會(huì)考慮到存檔人員的心理感受,謹(jǐn)慎推進(jìn)。
檔案電子化將給檔案管理帶來哪些變化?
三大設(shè)想或?qū)⒏淖儥n案管理模式
從市人力社保局以及各區(qū)縣存檔機(jī)構(gòu)時(shí)了解到,檔案電子化在檔案管理方面帶來較大的變化,他們目前至少有三個(gè)方面的設(shè)想。
設(shè)想一:人事檔案業(yè)務(wù)可就近辦理
在本市人事檔案管理查詢系統(tǒng)上線后,本市的人事檔案信息將可實(shí)現(xiàn)共享,查詢起檔案存放的所在地就變得易如反掌。而既然實(shí)現(xiàn)了信息共享,這意味著人事檔案業(yè)務(wù)將來可能就近辦理。
設(shè)想二:人事檔案業(yè)務(wù)可網(wǎng)上申請
既然檔案實(shí)現(xiàn)了電子化,就有可能給每個(gè)存檔者或存檔單位生成二維碼,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上申請,之后再通過網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)送過去,不用再去現(xiàn)場。
設(shè)想三:建立人事檔案館,各區(qū)縣對(duì)于存檔集體“上交”
既然紙質(zhì)檔案已經(jīng)可以泰然“養(yǎng)老”,且所占空間很大。那就有可能將各存檔機(jī)構(gòu)的檔案歸于一處,成立北京市的人事檔案館,集中存放,既便于管理又省卻諸多麻煩。
對(duì)于上述的三點(diǎn)設(shè)想,市人力社保局表示都在謹(jǐn)慎考慮之中。
(來源:北京青年報(bào))